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A necessidade de averiguação de integridade dos parceiros de negócio.

03/06/2020

Por: Bruno Ferola, Pedro Arantes e Fernanda Oliveira. 

I- Introdução

Atualmente, engana-se quem acredita que seus negócios estão sob controle quando se observa a regularidade da própria empresa. O olhar interno é, sem dúvida, essencial, mas não há como ignorar os riscos e ameaças que vêm de fora. Por mais éticos que sejam seus funcionários, quando, por exemplo, há necessidade de interação com agentes públicos por força da função, a confiança depositada jamais poderá isentá-los das devidas precauções que as circunstâncias exigem. Em um mundo em que não basta ser honesto, deve-se parecer honesto, todo cuidado é pouco para que eventuais descontrações não sejam confundidas com imprudência. Protocolos de como agir devem ser elaborados e seguidos à risca, e suas evidências, guardadas, caso algum dia a lisura de determinadas ações seja questionada.

Em dezembro de 2013, próximo à entrada em vigor da Lei 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção brasileira, a ICTS realizou pesquisa sobre a maturidade dos sistemas de prevenção à corrupção nas empresas brasileiras da qual resultou que, apesar de 61% dos responsáveis das empresas entrevistadas afirmarem conhecer os riscos advindos da relação com terceiros, 75% não possuíam um processo de DDI implementado.

No Brasil, a Lei Anticorrupção, prevê que empresas respondam por ilícitos cometidos contra a administração pública, ainda que praticados por terceiros caso o intuito do feito seja no interesse ou benefício da empresa. Tendo em vista as severas sanções elencadas na lei — dentre as quais podemos citar a multa de até 20% do faturamento bruto do último exercício financeiro da empresa — uma eventual sanção desta magnitude em decorrência de atos de terceiros reforça a imprescindibilidade de se avaliar com quem contratamos.

Para que se possa realizar a análise dos riscos de terceiros, deverá identificar a empresa que se pretende contratar e seus sócios por meio de seu CNPJ e CPFs, respectivamente, ou as pessoas físicas que proverão o produto ou serviço através de seus CPFs quando não houver uma pessoa jurídica constituída. É recomendável que o interessado informe qual a relação de negócio que se pretende desenvolver por meio dessa parceria, tendo em vista que o papel principal da análise é averiguar a que riscos eventualmente estaria exposto o contratante ao se relacionar com o potencial contratado, tendo como base um balanço de seu perfil comercial.

O monitoramento dos contratados e subcontratados deve ser realizado periodicamente. Havendo qualquer sinal de irregularidade em qualquer momento da contratação, tal indício deverá ser imediatamente comunicado à empresa para que as medidas cabíveis possam ser adotadas.

A realização de diligências capazes de averiguar os pormenores de com quem se pretende fazer negócios é uma prática internacionalmente conhecida como due diligence, que chamaremos no presente contexto de Due Diligence de Integridade (“DDI”) por estar direcionada à análise ética e reputacional dos terceiros. Tal prática tornou-se internacionalmente reconhecida e, muitas vezes, exigida para a continuidade das relações corporativas, principalmente por ser elencada como um dos pilares essenciais de um Programa de Integridade.


II -Definição do nível de pesquisa

A depender do objetivo da análise, serão escolhidos quais tipos de pesquisa deverão ser realizadas, levando em consideração os riscos do negócio do contratante, de forma que o resguarde de eventuais surpresas provenientes da contratação.

Para que se realize a avaliação adequada, costuma-se contrastar graficamente em uma matriz de risco a probabilidade de um evento ocorrer e o impacto deste evento. Recomenda-se que a mensuração dos riscos seja realizada pela equipe de Compliance conjuntamente com o gestor responsável pela área, sempre levando em consideração as avaliações de impacto e probabilidade. Para garantir a efetividade do gerenciamento de riscos e o escopo correto de um relatório de DDI, a análise deverá abarcar tanto riscos inerentes quanto residuais das atividades desempenhadas.

Identificados os terceiros que serão pesquisados e os níveis de suas respectivas pesquisas, é recomendável elaborar uma curva de priorização para a execução dos relatórios de DDI. Sugere-se elencar como prioridade fornecedores que atuem diretamente com entidades públicas ou com um alto valor de pagamentos mensais ou até mesmo fornecedores que atuem exclusivamente para a empresa.

A elaboração de questionário aos terceiros para que se obtenha informações-chave de seus perfis é uma prática usual, assim como será importante realizar pesquisas a fim de identificar novas informações, seja por não terem sido coletadas inicialmente pelo questionário, seja por corroborarem as que já foram prestadas pela empresa. Posteriormente, serão avaliadas as informações recepcionadas nos dois momentos anteriores e os fatores de risco identificados para que se possa recomendar que medidas preventivas deverão ser tomadas e/ou apontar os possíveis red flags a que a contratante estaria sujeita.

Os prazos para entrega de um relatório de DDI poderão ser definidos de acordo com a curva de priorização, sendo, portanto, importante considerar a capacidade produtiva da equipe que executará a DDI e a capacidade de revisão e entendimento do trabalho final pela equipe receptora. Na hipótese de elevado volume de terceiros, sugere-se a análise de um percentual da base de fornecedores mensalmente.


III- Elaboração do relatório de DDI

Não há um padrão nacional ou internacional a ser seguido para a elaboração de um relatório DDI, principalmente devido à flexibilidade do escopo conforme o objetivo da pesquisa. Por essa razão, não há como definir métricas exatas de como deve ser feito, mas delinear diretrizes lógicas de o que seria recomendável.

Inicialmente, sugere-se informar a data do período dos trabalhos,  apresentar a descrição da empresa e suas atividades, bem como seus sócios — dependendo do caso, podendo ser exploradas as particularidades de tais sócios como sua árvore genealógica e demais participações societárias. Será interessante englobar a situação cadastral, financeira e processual da empresa, bem como as doações políticas por ela realizadas.

Adicionalmente, serão também avaliadas as informações contidas em mídia negativa sobre a empresa pesquisada, sua presença em listas restritivas e a existência de seu Programa de Integridade. Por fim, serão apresentadas conclusões e recomendações que considerarão os achados das pesquisas.

É importante que o relatório de DDI contenha linguagem acessível para que o leitor, quem quer que seja, possa facilmente compreendê-lo. Na hipótese de resultados muito extensos ou de bases de dados densas demais, poderão ser utilizadas tabelas e gráficos para simplificá-los. As evidências de cada pesquisa deverão ser guardadas por quem as realizar, não sendo mandatório que estejam incorporadas no relatório, mas devem estar prontas para apresentação caso solicitado pelo contratante.

Para que atenda às melhores práticas de mercado, todo o conteúdo do relatório deve estar isento de juízos de valor, inclusive as conclusões, que poderão ser estritamente factuais, cabendo ao contratante sua interpretação e palavra final.

Da mesma forma, é importante que as recomendações se atenham a descrever que tipos de procedimento precisariam ser realizados para uma maior assertividade ou compreensão dos resultados, por exemplo: a indicação de que é necessário o aprofundamento de determinada pesquisa ou a emissão de certidões específicas que possam reforçar os indícios identificados.

A eficiência das recomendações dependerá do quão alinhado estiverem com a realidade da empresa que as receberá. Portanto, de nada adiantaria sugerir que fossem realizados treinamentos de Compliance para terceiros na hipótese de não haver Compliance implementado, bem como a assinatura de termo de adesão ao Código de Conduta caso este não exista.

A demonstração visual dos resultados será essencial para a correta tomada de decisão do intérprete. Desta forma, o redator do relatório não deverá se limitar à textualidade quando perceber que outras técnicas representariam melhor a informação que pretende transmitir, como dashboards que auxiliem a compreensão dos pontos críticos.

Os resultados obtidos por meio de gestão de terceiros devem ser comunicados à alta direção da empresa, de modo que haja pleno conhecimento sobre os parceiros de negócio e os principais pontos de atenção a seu respeito.

A ciência da alta direção quanto aos riscos apresentados e sua participação estratégica nas tomadas de decisão frente aos cenários apresentados fazem parte das diretrizes de um dos mais importantes pilares de um Programa de Integridade.


IV- Monitoramento

Após apresentados os resultados à alta direção e tomadas as devidas precauções quanto aos riscos analisados, fecha-se um primeiro ciclo da gestão de terceiros, que será reiniciado na fase de monitoramento. Tendo em mãos os resultados, os terceiros serão categorizados para que haja reavaliações cuja periodicidade variará conforme o nível do risco que representam.

Devido à mudança constante dos quadros societários, liderança e/ou direção, é natural que os ambientes corporativos sofram alterações à medida que também se alteram os planos e objetivos. Mesmo que permaneça inalterada a estrutura interna, circunstâncias externas bem como decisões radicais poderão gerar transformações corporativas inesperadas. Com o intuito de superar tal fluidez empresarial, é importante que o monitoramento dos terceiros deva ser contínuo, buscando estar em dia com as transformações de seus parceiros de negócio, a fim de evitar impactos colaterais financeiros e reputacionais.

Um ponto que merece atenção é que os subcontratados pelos terceiros deverão passar pelo mesmo escrutínio que os próprios terceiros. Essa exigência, entretanto, tem se distanciado da realidade empresarial. Conforme pesquisa global de riscos de terceiros realizada pela Deloitte em 2019, 90% das empresas não reconhecem a necessidade ou possuem o conhecimento apropriado, a visibilidade ou os recursos para monitorar seus subcontratados. Apenas 8% das empresas identificam e monitoram os mais críticos, enquanto apenas 2% identificam e monitoram todos os terceiros e subcontratados. Estes são dados preocupantes, visto que as contratantes não estarão legalmente isentas de sanção caso seja cometido ilícito em seu interesse ou benefício por parte dos subcontratados.


V-Conclusão

É incontroversa a importância das diligências que atestem a integridade daqueles com quem se pretende estabelecer parcerias de negócio.

A participação da alta direção no entendimento do cenário externo e suas repercussões internas será imprescindível caso a empresa venha a enfrentar questionamentos seja interno ou externo ou investigações decorrentes das contratações e alianças fomentadas.

Um relatório eficiente de DDI dará à empresa uma visão global dos riscos a que estará sujeita, trará recomendações que auxiliem a mitigação de tais riscos e possibilitará renegociações, inclusive de valores, pelo contratante, que estará mais bem informado e apto a tomar decisões mais assertivas sobre o futuro de suas parcerias.

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